Datenschutz-Informationen zu HAWKI nach Art. 13/14 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist der Universität Freiburg ein wesentliches Anliegen und wir möchten, dass Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten umfassend informiert sind.
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten (im Folgenden „Daten“) gemäß den gesetzlichen Vorgaben und gestalten dies in transparenter Weise. Mit den folgenden Datenschutzinformationen erläutern wir Ihnen, inwiefern in Zusammenhang mit der Nutzung von HAWKI Ihre Daten verarbeitet werden und zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage dies erfolgt. Zudem erhalten Sie Auskunft über Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner sowie Ihre Rechte.

Verantwortliche im datenschutzrechtlichen Sinne

Albert-Ludwigs-Universität Freiburg
gesetzlich vertreten durch die Rektorin
Prof. Dr. Kerstin Krieglstein
Friedrichstraße 39
79098 Freiburg
0761/203-0
info@uni-freiburg.de
https://www.uni-freiburg.de

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Albert-Ludwigs-Universität Freiburg
Der Datenschutzbeauftragte
Friedrichstraße 39
79098 Freiburg
datenschutzbeauftragter@uni-freiburg.de

Zuständige interne Stelle

Rechenzentrum der Universität Freiburg
Hermann-Herder-Straße 10
79104 Freiburg
elearning@rz.uni-freiburg.de

Beschreibung der Verarbeitungstätigkeit und Zweck der Datenverarbeitung

HAWKI ist ein von der HAWK für Hochschulen etwickelte Weboberfläche, über die ein datschutzfreundlicher Zugriff auf die Api von Open AI (ChatGPT) zugriffen werden kann.

Das Login an HAWKI erfolgt für alle Universitätsangehörigen mit dem UniAccount. Die Anmeldung dient lediglich der Authentifizierung, es findet keine Weitergabe ihres Logins oder sonstigen persönlichen Daten an OpenAI statt.

Ihre Anfragen (Prompts) werden über die API nicht personalisiert von OpenAI für 30 Tage gespeichert. Die von Ihnen eingegebenen Daten werden mit einem serverseitigen Schlüssel ausschließlich auf Ihrem Endgerät verschlüsselt (Ihrem Browser) gespeichert. Eine serverseitige Speicherung auf den Servern der Universität Freiburg findet nicht statt.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt bei der Nutzung von HAWKI im Beschäftigtenkontext auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. e, Abs. 3 lit. b DSGVO i.V.m. § 15 Abs. 1, Abs. 4 LDSG i.V.m. §§ 83ff. LBG, bei der Nutzung von HAWKI für Hochschulaufgaben auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. e, Abs. 3 lit. b DSGVO i.V.m. § 12 LHG und bei der Nutzung von HAWKI für die Erfüllung sonstiger Aufgaben auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. e, Abs. 3 lit. b DSGVO i.V.m. § 4 LDSG.

Umfang der Datenerhebung

1. Authentifizierung mittels UniAccount: Benutzername, Passwort (wird ausschließlich im Authentifizierungsvorgang verarbeitet), Emailadresse.
2. Geräteidentifikation (Metadaten): IP-Adresse und Gerätename; verwendete Art des Endgeräts (Mobil/Desktop), Informationen zu Browser (Server-Log).
3. Abfragen an OpenAI: die Speicherung der gesendeten Abfragen erfolgt für 30 Tage auf den Servern von OpenAI, um missbräuliche Nutzung erkennen zu können. Die Daten werden nicht zu Trainingszwecken genutzt.

Empfänger der Daten

Das Rechenzentrum der Universität Freiburg benötigt folgende Daten für den Betrieb von HAWKI: siehe Umfang der Datenerhebung Ziffer 1-2.

Im Rahmen der Nutzung des Dienstes werden folgende Daten an OpenAI übermittelt: siehe Umfang der Datenerhebung Ziffer 3.

Löschung der Daten

1. Metadaten (nach Ziffer 2) werden nach Ablauf einer Woche automatisiert aus den Server-Log-Files gelöscht.
2. Anfragen an ChatGPT (nach Ziffer 3) werden automatisiert nach 20 Tagen gelöscht.

Ihre Rechte als betroffene Person

• Sie haben das Recht, von der Universität Freiburg Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).
• Sie haben das Recht, unrichtig gespeicherte Daten berichtigen bzw. vervollständigen zu lassen (Art. 16 DSGVO).
• Sie haben unter bestimmten Voraussetzungen das Recht auf Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO).
• Sie haben unter bestimmten Voraussetzungen das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO).
• Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, wobei die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt wird. Sie können Ihre Einwilligung auch für die Verarbeitung einzelner Daten widerrufen.
• Sie haben das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen Rechtsvorschriften verstößt. Eine solche Aufsichtsbehörde ist bspw. der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, E-Mail poststelle@lfdi.bwl.de (https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/).
Falls Sie Fragen zur Verarbeitung Ihrer Daten haben oder Betroffenenrechte gegenüber der Universität Freiburg geltend machen möchten, wenden Sie sich bitte an datenschutz@uni-freiburg.de.

Änderungshistorie

Erste veröffentlichte Version, Stand 16.08.2024